AEP PRIVACYREGLEMENT VERSIE 1.0

PRIVACYREGLEMENT
Zorgservice Brabant
Meester Bierensweg 72
4841 AL Prinsenbeek
KvK Breda nr. 20045706

In het kader van haar activiteiten registreert Zorgservice Brabant persoonlijke gegevens van cliënten, zorgverleners en medewerkers van de organisatie.
Deze registratie is nodig voor een goede bedrijfsvoering. Het is uiteraard van groot belang dat de privacy van betrokkenen gegarandeerd is. Zorgservice Brabant zorgt er voor dat niet meer gegevens worden vastgelegd dan voor een kwalitatief optimale bedrijfsvoering of op grond van (wettelijke) informatieverplichtingen noodzakelijk is.

Artikel 1- Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
• betrokkene: degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen;
• cliënt: afnemer van thuiszorg- en of adviserende- en of administratieve- en of coördinerende diensten van organisatie en van zorgverleners;
• zorgverleners: diegenen die zelfstandig diensten verlenen aan cliënten waar.
Zorgservice Brabant mee samenwerkt;
• gebruiker van de persoonsregistratie: degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen;
• klachtencommissie: de door Zorgservice Brabant ingestelde commissie op grond van het Zorgservice Brabant Klachtenreglement;
• medewerkers: werknemers van Zorgservice Brabant;
• persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• persoonsregistratie: een samenhangende verzameling (geautomatiseerd dan wel niet geautomatiseerd) van op personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, welke in het kader van de activiteiten van Zorgservice Brabant zijn verzameld.

Artikel 2 – Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing binnen Zorgservice Brabant en heeft betrekking op de persoonsregistraties van cliënten, zorgverleners en medewerkers.

Artikel 3 – Doel van de persoonsregistratie
1. Doelstellingen cliënten
De doelstellingen van de persoonsregistratie voor cliënten zijn:
• Een goede uitvoering van de dienstverlening;
• Het vastleggen en beschikbaar hebben van gegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid, beheer en uitvoering van de bedrijfsactiviteiten;
• Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
• Het financieel afhandelen van de dienstverlening aan de cliënt;
• Het voorhanden hebben van gegevens om cliënten te ondersteunen bij het voeren van hun administratie;
• Het kunnen verstrekken van informatie aan (overheids-)instanties overeenkomstig de toepasselijke wet en regelgeving;
• Het evalueren en onderzoeken van de dienstverlening.

2. Doelstellingen zorgverleners
De doelstellingen van de persoonsregistratie voor zorgverleners zijn:
• Een goede uitvoering van de dienstverlening;
• Het vastleggen en beschikbaar hebben van gegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid, beheer en uitvoering van de bedrijfsactiviteiten;
• Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
• Het financieel afhandelen van de dienstverlening aan de zorgverleners;
• Het voorhanden hebben van gegevens om zorgverleners te ondersteunen bij het voeren van hun administratie en belastingaangiften;
• Het kunnen verstrekken van informatie aan (overheids-)instanties overeenkomstig de toepasselijke wet en regelgeving (waaronder begrepen de Belastingdienst);
• Het evalueren en onderzoeken van de dienstverlening.

3. Doelstellingen medewerkers
De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:
• Een goede uitvoering van personeelsbeleid;
• Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid, beheer en uitvoering van de bedrijfsactiviteiten;
• Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
• Het financieel afhandelen van salaris en overige vergoedingen;
• Het kunnen verstrekken van informatie aan de ARBO dienst, zorgverzekeraars, uitvoeringsinstanties, belastingdienst en aan de overheid overeenkomstig de toepasselijke wet en regelgeving;
• Het evalueren en onderzoeken van personeelsbeleid en arbeidsmarktontwikkelingen.

Artikel 4 – Beperking en werkwijze persoonsregistratie
1. Gegevens en bronnen
Zorgservice Brabant zal geen andere gegevens in de persoonsregistratie opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan in artikel 3 genoemd.

2. uitvoering en maatregelen
Zorgservice Brabant is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zij controleert de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige technische voorzieningen en treft de organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsregistraties, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Medewerkers die uit hoofde van hun functie toegang hebben tot persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverplichting.

Artikel 5 – Vertegenwoordiging
Indien de betrokkene niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, niet onder curatele staat of ten behoeve van hem niet het mentorschap is ingesteld – in dit geval treedt de curator of mentor in diens plaats – dan treedt, aangaande alle kwesties betreffende persoonsregistratie, degene in de plaats van de betrokkene die door hem daartoe op een eerder moment schriftelijk is gemachtigd. Ontbreekt zodanige persoon, of treedt deze niet op, dan treedt in plaats van de betrokkene diens echtgenoot of andere levensgezel, dan wel, indien ook zodanige persoon ontbreekt, diens ouder, kind, broer of zus. Zorgservice Brabant komt alsdan zijn verplichtingen die voortvloeien uit wet en dit reglement, na jegens de voornoemde vertegenwoordiger van de betrokkene.

Artikel 6 – Kennisgeving
1. Algemeen
Zorgservice Brabant zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.

2. Specifiek
Indien persoonsgegevens worden gevraagd aan betrokkenen zal Zorgservice Brabant het bestaan van de persoonsregistratie en dit reglement bekendmaken.

Artikel 7 – Verstrekking van gegevens
1. Verstrekking van gegevens aan medewerkers en zorgverleners:
Zonder specifieke toestemming van de betrokkene kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
• medewerkers en zorgverleners, die rechtstreeks betrokken zijn bij de dienstverlening aan de betrokkene (cliënt), tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben;
• aan personen en instanties, voor zover zij een (wettelijke) taak hebben de dienstverlening te controleren.

2. Verstrekking van gegevens van cliënten aan andere bij de zorg betrokken personen en instellingen:
Zonder specifieke toestemming van de betrokkene kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
• degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of dienstverlening aan de betrokkene, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben;
• instanties ten behoeve van onder meer de financiering van de actuele zorg- of dienstverlening;

3. Verstrekking van gegevens van zorgverleners en medewerkers:
Zonder specifieke toestemming van de betrokkene kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dit verband houdt met de overeenkomst tussen betrokkenen en Zorgservice Brabant aan:
• pensioenfondsen;
• uitkeringsinstanties;
• belastingdienst;
• arbodienst;
• arbeidsinspectie;
• Centraal Bureau voor Statistiek (CBS);
• Zorgverzekeraars;
• Staatstoezicht op de Volksgezondheid;
• verzekeringsmaatschappijen ten behoeve van persoonlijke verzekeringen.
• Sociale Verzekeringsbank

Artikel 8- Inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
1. Inzage in persoonsgegevens
De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens.
2. Termijn van inzage en/of afschrift
De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, plaatsvinden.

3. Aanvraag inzage en/of afschrift
Een verzoek tot inzage wordt door de betrokkene schriftelijk ingediend bij Zorgservice Brabant. Voordat inzage plaats heeft draagt Zorgservice Brabant zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 9 – Bewaartermijnen
Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt Zorgservice Brabant vast hoelang de persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel 5 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel korter of langer dan redelijkerwijs nodig is voor de dienstverlening of bedrijfsvoering van Zorgservice Brabant.

Artikel 10 – Klachten
1. Klachten inzake naleving reglement
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere klachten heeft met betrekking tot de persoonsregistratie door Zorgservice Brabant, kan hij zich wenden tot de Directie.
De Directie zal in goed overleg trachten de klacht op te lossen.

2 Zorgservice Brabant Klachtencommissie
Onverminderd de mogelijk voor betrokkenen om zich met klachten te wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens of een beroep te doen op de rechter is het Zorgservice Brabant Klachtenreglement van toepassing op klachten betreffende de persoonsregistratie door Zorgservice Brabant.

Artikel 11 – Wijziging van het reglement
Zorgservice Brabant kan wijzigingen aanbrengen in dit reglement. De wijzigingen worden overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 bekend gemaakt.

Dit reglement treedt in werking op 22-12-2016.